Política de tratamiento de datos personales

Este documento explica qué datos recogemos cuando nos escribes por WhatsApp, para qué los usamos, quién más interviene en su tratamiento y qué puedes pedirnos sobre ellos. Se publica en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.

Quién trata tus datos

4 Sur Hotel, con domicilio en Calle 2 Sur #50G-19, barrio Cristo Rey, Medellín, Colombia.

En el sexto piso del hotel funciona el gastrobar Nemoratto. Sus consultas llegan a su propio número de WhatsApp, +57 323 311 9701, y se tratan bajo esta misma política, igual que las del hotel, y pasan por el mismo sistema de atención.

Qué datos recogemos

Lo que llega a través de la conversación:

• Tu número de teléfono, o el nombre de usuario de WhatsApp si decides no compartir tu número
• El nombre que tengas puesto en tu perfil de WhatsApp
• El contenido de los mensajes que nos envías y los que te enviamos
• Si nos mandas una nota de voz, su transcripción en texto (el audio no se conserva)
• Si nos mandas imágenes, documentos o videos, solo queda anotado que los enviaste; el sistema no los guarda ni los analiza, y los revisa una persona del equipo
• Si nos escribes desde un anuncio, el título y el texto de ese anuncio
• Si pides una cotización, las fechas y el número de personas que indicaste
• Notas internas que escribe el equipo para atender mejor tu conversación

No pedimos ni almacenamos datos de tarjetas de crédito por este canal. Si en algún momento alguien te los solicita por WhatsApp en nombre del hotel, no los envíes y avísanos.

Para qué los usamos

• Responder tus preguntas sobre habitaciones, tarifas, servicios y disponibilidad
• Gestionar tu reserva y coordinar tu llegada
• Atender solicitudes durante tu estadía
• Dar seguimiento a una cotización que hayas pedido
• Avisar a recepción cuando tu conversación necesita a una persona

No usamos tus datos para publicidad ni los combinamos con otras fuentes. Lo que se recoge al navegar por esta web, nemoratto.com, se explica aparte, en la Política de cookies.

Respuestas automáticas

Parte de las respuestas las genera un sistema automático. Algunas son respuestas fijas que el hotel redactó de antemano; otras las elabora un modelo de inteligencia artificial de Anthropic, un proveedor con servidores fuera de Colombia. Para ello se le envía el texto de tus mensajes y de las respuestas de la conversación (incluidas las que te escribe el equipo) y, si llegaste desde un anuncio, el texto de ese anuncio. Si la conversación lleva tiempo sin actividad y se retoma, también un resumen de los últimos mensajes para que pueda seguir el hilo.

No se le envían tu número de teléfono, tu nombre ni tu usuario de WhatsApp. Si tú mismo escribes tu nombre o tu teléfono dentro de un mensaje, esa información viaja con el texto.

Si nos envías una nota de voz, el audio se envía a Groq, un proveedor con servidores fuera de Colombia, solo para convertirlo en texto; el hotel no conserva el audio.

Cuando el asunto es delicado —pagos, cancelaciones, reclamos— la conversación pasa a una persona del equipo de recepción, que recibe un aviso en su panel de atención. También puedes pedir hablar con una persona en cualquier momento y lo haremos.

Quién más interviene

Para prestar este servicio usamos proveedores que tratan datos por encargo nuestro y solo para este fin:

Algunos de estos proveedores tienen servidores fuera de Colombia. No vendemos tus datos, no los alquilamos y no los compartimos con terceros para fines publicitarios.

Política de privacidad de WhatsApp: whatsapp.com/legal/privacy-policy

Dónde se guardan y quién accede

Las conversaciones se guardan en el sistema de atención del hotel, alojado en Cloudflare, y también quedan en la aplicación de WhatsApp Business del hotel. El historial que usa el modelo de inteligencia artificial se procesa en Anthropic.

El acceso a las conversaciones está restringido al personal de recepción y administración del hotel y protegido con contraseña.

Cuánto tiempo

En el sistema de atención, borramos automáticamente la conversación completa (mensajes, notas internas y cotizaciones) cuando pasan 90 días desde el último mensaje.

La información de una reserva, una factura o un pago que quede registrada en los sistemas de reservas y contabilidad del hotel se conserva el tiempo que exigen las obligaciones contables, tributarias y legales.

Puedes pedirnos que borremos tu conversación antes de ese plazo, salvo que exista una obligación legal que nos impida hacerlo.

Tus derechos

Como titular de los datos puedes, en cualquier momento:

• Conocer qué información tenemos sobre ti
• Pedir que la corrijamos si está equivocada
• Pedir que la eliminemos
• Revocar la autorización para tratarla
• Presentar una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio

Autorización

Al escribirnos por WhatsApp autorizas el tratamiento de tus datos en los términos de esta política, incluido que algunos proveedores que intervienen en el servicio estén fuera de Colombia. Puedes retirar esa autorización cuando quieras por los medios indicados arriba.

Cambios

Si modificamos esta política, publicaremos la versión actualizada en esta misma dirección con su nueva fecha.

4 Sur Hotel · Calle 2 Sur #50G-19, Cristo Rey, Medellín, Colombia
reservas@4surhotel.com · +57 313 578 7362
Nemoratto Rooftop · +57 323 311 9701